Anmelden / Registrieren / Passwort
Verwenden Sie als Benutzernamen ein gültiges E-Mail Konto. Am Endes des Registrierungsprozesses erhalten Sie das Zugangspasswort zugestellt.
Danach können Sie Optima/W sofort nutzen.
Sollten Sie das Passwort verlegt haben können Sie sich im Anmeldedialog jederzeit ein neues Passwort zusenden lassen.
Tipp: Sollte Ihnen das Passwort nicht zusagen, können Sie sich in der Benutzerverwaltung ein eigenes Passwort setzen. Die Benutzerverwaltung finden Sie im Menü Stammdaten.
Demodaten
Wenn Sie sich das erste Mal anmelden werden automatisch Demodaten für Sie angelegt. Dies soll es Ihnen leichter machen sich mit dem System zurechtzufinden. Sie können die Demodaten jederzeit löschen wenn Sie diese nicht mehr benötigen.
Tipp: Sie können die Demodaten jederzeit in der Datenbankverwaltung neu aufbauen. Aber Achtung: es werden dann alle anderen Daten ebenfalls gelöscht! Tun Sie dies also nur solange Sie sich noch mit dem System vertraut machen.
Daten
Die Daten sind in Stammdaten (Artikel, Dienstleistungen, Kunden, Lieferanten) und Bestandsdaten (Rapporte, Offerten, Aufträge, Rechnungen, bezahlte Rechnungen) aufgeteilt.
Dazu sind unter Hilfstabellen noch einige zudienende Tabellen wie beispielsweise Steuern, Rabatte, Zahlungskonditionen und Bankkonti vorhanden.
Tipp: Damit Sie eine mehrwertsteuerkonforme QR-Rechnungen drucken können, müssen Sie in der Benutzerverwaltung ihre MWST-Nummer hinterlegen und in der Hilfstabelle mit den Bankkonti ihre IBAN oder QR-IBAN Nummer.
Dokumentenfluss
Bei den Bestandsdaten finden Sie unter den Aktionen jeweils die Möglichkeit, den Dokumenttyp zu wechseln. Sie können also aus einer Offerte einen Auftrag und aus einem Auftrag eine Rechnung erstellen.
Dokumentdruck
Wenn Sie Datensätze selektieren wird in der Überschrift der Tabelle ein Reporting-Menü eingeblendet. Dort finden Sie die zur Verfügung stehenden Reports (Auswertungen). Grundsätzlich steht immer eine Liste und ein Formular zur Verfügung. Zum Beispiel Rechnungsliste und Rechnungsformular.
Sie erhalten zunächst eine Vorschau in welcher Sie dann den Report als PDF oder als Excel-Datei herunterladen können.
Achtung: Bei der QR-Rechnung ist der QR-Zahlteil nur auf dem PDF-Dokument vorhanden.
Logo für den Dokumentdruck
Sie können in der Benutzerverwaltung ihr eigens Logo (210mm breit, 40mm hoch) hinterlegen. Sofern Sie kein Logo hinterlegen wird ihre Adresse anstelle des Logos ausgedruckt.
Sprache
Sie können Optima/W jederzeit über das Menü in der rechten oberen Ecke zwischen deutsch, französisch und englisch umschalten.